Os sujeitos passivos deverão comunicar à AT, até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão fatura ou fatura simplificada, os elementos das faturas emitidas para todas as operações sujeitas a IVA.

Essa comunicação deverá ser efetuada através de transmissão eletrónica de dados, pelas seguintes vias:

• Por transmissão online (tempo real), efetuado através de um programa de faturação eletrónica;
• Através de uma aplicação informática (a disponibilizar pela AT) que irá extrair os elementos das faturas do ficheiro SAFT-PT;

Para os sujeitos passivos que não estejam obrigados a produzir o ficheiro SAFT-PT dos sistemas informáticos de faturação, pelas seguintes vias:
• Por inserção direta no Portal das Finanças, através de aplicação ou sítio criado para o efeito;
• Por outra via eletrónica a definir em Portaria do ministro das Finanças.

Uma vez definido pelo sujeito passivo o sistema de comunicação dos elementos das faturas, este deverá ser mantido para o mesmo ano civil.

Os elementos da fatura a incluir na comunicação à AT serão:
• NIF do emitente;
• Nº da fatura;
• Data de emissão;
• Tipo de documentos nos termos do SAFT-PT;
• NIF do adquirente sujeito passivo de IVA, ou não sujeito passivo quando este tenha solicitado a sua inserção na fatura;
• Valor tributável da operação sujeita a IVA;
• Taxa aplicável;
• Motivo da não aplicação de IVA;
• Montante do IVA liquidado.

Assim, os sujeitos passivos que utilizem faturas simplificadas emitidas em papel impresso em tipografias autorizadas ou por outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas, com registo obrigatório das operações no rolo interno da fita da máquina ou em registo interno por cada transmissão de bens
ou prestação de serviços, como não produzem o ficheiro SAFT-PT dos sistemas informáticos de faturação, terão que efetuar a comunicação por inserção direta no Portal das Finanças, através de aplicação ou sítio criado para o efeito.

Os dados a introduzir são apenas os acima referidos, pelo que não têm que ser introduzidos todos os dados. Por exemplo, não é necessário enviar a designação dos bens transmitidos nem dos serviços prestados.

Sendo um dos dados a introduzir, o número da fatura simplificada, conclui-se que todas as faturas simplificadas deverão ser introduzidas. Isto é, uma a uma, e não o total do dia ou dias.

Face à legislação existente, no caso de utilização de máquinas registadoras ou outros terminais equivalentes que contenham o registo das operações em rolo interno da fita da máquina (e que regra geral contém aquilo que vulgarmente se designa por “Z “, com o valor global das transações), também terão que introduzir essas faturas simplificadas, uma a uma, identificando o n.º da fatura simplificada (a não ser que a AT venha a dispor algo em contrário).

Informação elaborada pela Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas
Atualizado a 22|11|2012