No universo empresarial, a eficiência na comunicação com os clientes é vital. Para tornar este processo mais ágil e automatizado, o Projecto Colibri oferece uma funcionalidade que permite o envio automático de documentos por email. Neste artigo, vamos guiá-lo passo a passo na configuração deste recurso, garantindo uma interação mais rápida e eficaz com os seus clientes.
- Configuração da Conta de Email: Preparando o Terreno para o Envio Automático
Antes de mergulhar na configuração da conta de email no Projecto Colibri, é crucial garantir que o terreno está devidamente preparado. Certifique-se de seguir atentamente estes passos para que a sua conta de email esteja pronta para o envio automático de documentos.
1.1 Preparação do Domínio para Envio de Emails
Ao aceder à secção “Parâmetros -> Email”, esteja ciente de que é necessário preparar o domínio para o envio de emails.
Se não estiver familiarizado com a configuração do domínio, recomendamos que entre em contacto com o seu provedor de serviços de email ou administrador de sistema para obter assistência neste processo.
1.2. Configuração da Conta de Email no Projecto Colibri
Após a preparação do domínio, prossiga com a configuração da conta de email no Projecto Colibri. Siga as instruções fornecidas na secção “Parâmetros -> Email” para inserir as informações necessárias da sua conta de email. Este passo é crucial para garantir uma integração suave entre o Projecto Colibri e o seu serviço de email.
Ao seguir estas etapas preparatórias, estará a assegurar que o envio automático de documentos por email ocorra sem obstáculos, proporcionando uma comunicação mais eficiente e confiável com os seus clientes.
- Associação de Documentos ao Envio Automático
Após a configuração da conta de email, dirija-se a “Tabelas -> Documentos”. Faça um duplo clique sobre o documento desejado, como uma fatura, e indique quantas cópias do documento pretende enviar. Repita este processo para todos os documentos que deseja enviar por email.
Nota Importante: Certifique-se de realizar este processo para cada tipo de documento que pretende enviar por email.
- Adição do Email de Faturação na Ficha do Cliente
Na ficha do cliente, vá até ao separador de contato e adicione o email de faturação. Esta etapa é fundamental para garantir que o documento seja enviado para o destinatário correto.
- Configuração do Envio Automático
Caso deseje que o email seja enviado automaticamente ao clicar em “Imprimir”, vá até à ficha do cliente, selecione a opção “Diversos” e indique que pretende o “Envio de Email” Automático.
- Conclusão da Configuração
Com todas as etapas anteriores concluídas, a configuração está pronta. Agora, ao emitir documentos, basta clicar em “Enviar Relatório”, e o email será automaticamente enviado para o seu cliente.
Não perca mais tempo com processos manuais. Experimente hoje mesmo a funcionalidade de envio automático de documentos por email no Projecto Colibri e otimize a sua comunicação empresarial.